#29 🧙‍♂️ La magie derrière les mini-deadlines🥇

Au plus une tâche paraît difficile et longue à être réalisée, au plus vous avez de chances de ne pas la faire.

Pour éviter cela, essayez de découpler vos tâches en mini-tâches de maximum 90 minutes pour chacune d’entre elle.

La magie du timer ! ⌛️

Pour augmenter votre productivité et éviter de procrastiner, chronométrez la réalisation de vos mini-tâches en vous forçant à les réaliser dans un délai le court possible.

Pour chaque tâche accomplie, mettez à jour ce délai en donnant toujours le temps le plus limitant possible pour toutes les tâches qui ne demandent pas de grandes réflexions. Donnez-vous la pression de DEVOIR terminer la tâche durant ce temps donné, comme ci c’était votre examen de fin d’année. Vous n’avez pas d’autre choix que de rendre votre travail une fois le temps écoulé.

La loi de productivité « Parkinson » dit que les tâches vont augmenter en complexité et vont continuer à traîner durant la semaine.

Le meilleur moyen de combattre le problème est de créer des mini-deadlines (échéances) qui vous forcent à finir ces tâches le plus vite possible.

Enfin, il faut croire aux échéances que l’on s’impose, car selon l’Effet Pygmalion, la perception de la réalisation d’une tâche change en fonction du degré de croyance que nous avons. Quand on se dit que cela va mettre beaucoup de temps à être réalisé, alors cela va certainement être le cas et durera plus longtemps.

TimeBox: L’imposition du temps imparti

Le Time Boxing est une technique d’interruption forcée qui s’est avérée extrêmement efficace pour moi. Elle consiste à définir un temps limité, mais où la limite venant rompre votre travail n’est pas contrôlable par vous-même.

Cela vous forçant donc à vous plonger directement dans l’exécution de votre travail et ainsi éviter les distractions et autres excuses qui pourraient remettre votre tâche à plus tard.

Voici quelques exemples/idées :

• Aller dans un café (coffee shop) avec votre PC portable, une heure avant que l’établissement ferme. Le fait de savoir que vous devriez bientôt partir de l’endroit, sans possibilité d’empêcher sa fermeture, va vous forcer à vous concentrer sur l’essentiel de votre travail et va vous stimuler à vite accomplir votre tâche avant d’être forcé de sortir du lieu.
• Aller travailler dans un espace de coworking, un Starbucks (ou tout autre café) en laissant le chargeur chez vous. Quand vous verrez l’indicateur de batterie descendre jusqu’au rouge, vous vous forcerez à terminer au plus vite toutes vos tâches avant… l’écran noir !
• Prendre un billet d’avion en voulant fermement terminer tout le workflow durant le vol, peu importe si le passager d’à côté vous parle, vous n’avez pas droit à l’excuse. Travaillez, travaillez, travaillez, le plus profondément possible, en ayant la pulsion stimulante de finir, sans quoi vous aurez tout échoué si l’avion atterrit avant votre travail terminé. L’écrivain Peter Shankman à pour sa part pu écrire le livre qu’il devait publier en achetant un aller-retour des États-Unis vers le Japan (vol de 15 heures) pour écrire l’entièreté de son livre (version brute, avant relecture et correction) en mode « ermite dans les airs ».
• Si vous vivez avec d’autres personnes, en famille, avec votre conjoint(e) et/ou enfant(s), vous lever tôt pour vite accomplir vos tâches avant qu’ils se réveillent. Fonctionne particulièrement bien si vous avez des enfants. Vous devrez vite accomplir votre travail avant que vous soyez occupé par vos enfants.
• Mettre votre machine à laver ou lave-vaisselle en route en vous imposant de terminer votre travail en question avant le bip sonore de l’arrêt du lavage. En général, le temps de lavage dure entre 45 à 90 minutes (dépendant des programmes de lavage), ce qui vous donne le temps parfait pour foncer et finir à vitesse grand V ce que vous devez faire.
• S’offrir une nuit dans un magnifique hôtel-palace de luxe, tout en vous disant que vous ne pourrez pas sortir de votre chambre tant que vous n’avez pas terminé le workflow que vous vous êtes préalablement imposé. Le fait d’être (pendant une durée très courte) dans un hôtel cher situé dans un endroit idyllique avec plein de facilités agréables dont vous devez absolument profiter, va vous stimuler à absolument terminer votre objectif en tête (tâche, coding, formation, enregistrement d’un podcast, rédaction de chapitres d’un livre, …) le plus vite possible pour profiter et vous détendre dans l’hôtel, du all-inclusive, des piscines et jacuzzis, des jardins et buffets gastronomiques. Vous devrez bien évidemment vous rendre à l’hôtel le plus tôt possible, dès le début du check-in pour que cela ait du sens.

Parfois, l’interruption du boxing time intervient avant que vous ayez entièrement fini ce que vous deviez faire.

Quand cela arrive, mettez un reminder ou un post-it sur votre clavier (ou au dos de votre téléphone) de ce qui vous reste à faire pour le prochain boxing time.

Les tâches en mode « Pomodoro »

Vous pouvez aussi utiliser la technique du Pomodoro qui consiste à créer des blocs de 25 minutes de travail sans aucune interruption et distraction possible. Dites à votre compagne/compagnon, famille, amis, etc. que vous n’êtes dérangeable sous aucun prétexte. Mettez un signe “Ne Pas Déranger”, éteignez votre téléphone et toutes autres sources de distraction tel qu’Internet.

Avant chaque début de sprint, ayez bien en tête ce que vous voulez y accomplir et estimez la durée correspondante.

À vous de découper votre tâche/projet en petits morceaux de 25 minutes. Entre chaque sprint de 25 minutes, donnez-vous une pause de 5 minutes.

Bien évidemment, vous pouvez modifier ce temps imparti par autre chose, comme 90 minutes de travail et 15 minutes de pause.

Pour ma part, un sprint de 25 minutes est beaucoup trop court. J’ai besoin en général de 15 minutes pour être enfin immergé dans mon travail. Avoir un break à la vingt-cinquième minute de mon sprint n’a donc pas de sens.

De ce fait, je pratique toujours des sprints de 90 minutes minimum (jamais en dessous). Enfin, le cerveau opère généralement sous cycles naturels de 90 minutes. Ce rythme de quatre-vingt-dix minutes n’est donc pas à négliger.

Maintenant, libre à vous d’ajuster ce délai pour que le résultat soit le plus optimal à votre tempérament.

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À noter que la durée de 25 minutes avec 5 minutes de pause correspond au temps recommandé et le plus optimal pour Francesco Cirillo, l’inventeur du Pomodoro.

La pause du sprint

« Au plus long vous travaillez sans pause, au mois vous allez travaillez efficacement. »

Attention, la pause entre vos sprints impartis doit être là pour vous détendre et vous donner un bon bol d’air.

N’allez pas sur votre téléphone, voir vos e-mails ou tout autre distraction qui pourrait détruire la concentration de votre prochain sprint.

Allez plutôt faire une petite marche, prenez un petit espresso ou thé, caressez votre chat ronronnant, observez votre animal de compagnie prendre du bon temps (oiseau, chien, hamster).

Faites quelque chose de relaxant !

Limitez vos idées. Concentrez-vous sur l’exécution 🎯

Ne vous laissez pas avoir par l’envie de vouloir commencer trop de nouvelles choses, simplement par le fait qu’elles ont l’air bonnes. Une bonne idée ne vaut absolument rien. C’est son exécution qui va faire toute la différence.

Un peu comme si vous donnez à cinq cuisiniers différents la même recette, les mêmes ingrédients, les mêmes spatules et instruments de cuisine ainsi que le même temps.

Il y aura toujours un des cinq plats qui sortira meilleur que les autres, car l’exécution aura été meilleure. Exécution obtenue à force de pratiquer, encore et encore.

Au lieu de vous disperser dans trop d’idées et de projets différents, focalisez-vous plutôt sur votre projet actuel et ne faites plus que cela jusqu’à l’amener à l’excellence.

Devenez « Excelsior ! », qui veut dire en latin « Soyez toujours meilleur, toujours mieux, toujours plus ! »

Mettez toute votre attention dans UN SEUL projet à la fois. Ne papillonnez pas vers les nouvelles choses « tendances / influentes »

N’agissez que sur ce seul et unique projet et concentrez-vous à le rendre ´LE MEILLEUR’. Cela devrait être votre duel obsessionnel.

Retenez-Ça ! La persévérance, la discipline du « focus » et la régularité sont les meilleures qualités pour réussir ! 🌟

La magie du 80/20 🎩

La loi de Pareto ou du 80-20 montre que 20% de ce que vous faites contribue à 80% du résultat.

En d’autres mots, chaque tâche peut être dispersée en activités qui font soit partie du groupe des 20%, soit du groupe des 80%.

Par exemple, si vous voulez faire du sport pour perdre du poids, il y a des exercices qui font partie du groupe des 20%, comme le jogging intensif, qui contribue à la perte de poids significative, supérieur à toutes les autres méthodes existantes.

À côté de cela, les exercices du groupe des 80% donnant seulement 20% de résultat sont le vélo, la muscu et la marche.

La clé est d’expérimenter, de découvrir et de focaliser votre temps et votre énergie sur les 20% qui rapportent les meilleurs retours.

De ce fait, vous pouvez obtenir davantage en faisant moins et plus rapidement.

Avec le temps libéré par les 80% qui ne sont pas essentiels, et qui ne vous procurent pas de différence majeure, vous aurez le luxe d’être perfectionniste sur les choses qui comptent vraiment pour vous.

Enfin, ayez conscience que faire des choix intelligent tels que la délégation et le tri pour accomplir les 20% qui dégagent 80% de résultat, c’est comme de la musculation. Au plus vous pratiquerez, au plus fort vous serez.

Mots de la fin 🍒

Pour finir en beauté, sachez que la vraie liberté dépend de la rigueur avec laquelle vous organisez vos journées. Si vous n’êtes pas assez discipliné avec vous-même, vous allez toujours avoir la tête dans le guidon et vous n’aurez aucune liberté.

Par contre, si vous vous disciplinez assez, avec des plages de temps bien cadrées, vous obtiendrez le luxe de savourer à fond vos temps de loisir et de réaliser des choses épanouissantes, vous permettant de garder un équilibre de vie sain et efficace 💪